Re:

Wenn ihr selbst flexibel genug wäret, um seinen spontanen Wünschen nachzukommen, wäre das ok.
(Manche Familien sind da wirklich locker.)
Seid ihr aber nicht, ihr habt viele Pläne.
Daher darfst du eine Umgangsplanung erbitten, damit die Kinder sich drauf einstellen können. Warum wohl nicht?
Ich pflege bei mehreren Kinder auch gerne zu sagen: Wer ist die Mehrheit in der demokratischen Familie, er oder die Kinder? ;) Wer richtet sich nach wem? ;)
Will er sich nicht auf ein Planung einlassen, bei der du am besten die Termine vorgibst, etwa jedes erste Wochenende im Monat, wenn´s eh nicht öfter ist als 1x/mtl., organisierst du einen Termin beim Jugendamt/Familienberatung, whatever ihr da habt.
Sollte er da auch nur den dicken Max markieren und seine Zusagen nicht einhalten oder nichts planen wollen, empfehle ich aus meiner Erfahrung tatsächlich, den Vater gerichtlich auf Umgang (regelmäßigen!) verpflichten zu lassen im Rahmen eines Vergleichs! Braucht man keinen Anwalt für und ist nicht teuer. Erfordert aber den Nachweis, dass man sich vorher außergerichtlich versucht hat, über die Umgangsplanung zu einigen und dass es idealerweise nicht an einem selbst gelegen hat, dass es nicht klappte. Damit dann: Antrag stellen auf Regelung des Umgangs.

Bei uns hat das geholfen, es war wie bei euch jetzt.
Hat mich unendlich Nerven gekostet und KV hatte eine unglaubliche Egomanie Termine betreffend und extremst spontane andere Termine am Start.
Viele Jahre lang.
Erst die Gerichtsverhandlung (oder vielleicht sowieso die Zeit, wer weiß das letztlich) brachte ihm etwas Pünktlichkeit und Zuverlässigkeit bei.

Wohl angemerkt: Dem KV passiert ja nichts, wenn er trotzdem unpunktlich oder unzuverlässig ist und von vier Umgängen dreimal spontan absagt oder zu spät kommt.

Da musst du sein Ehrgefühl einschätzen.

Ich hatte es das hier zu hoch eingeschätzt, es hat wesentlich länger gedauert, ihn bei seiner so hochgehaltenen Ehre zu packen, als ich dachte ...
Viel Glück!