Das muss sich ja nicht ausschliessen...

... also die Sache schriftlich zu schildern und dann auch ein pers.Gespräch zu führen. Ich habe z.B. gute Erfahrungen damit, per Mail eine Sache anzusprechen. Da kann man in Ruhe überlegen, wie man es schildert, welche Formulierungen man wählt usw. - und das Gegenüber wiederum kann es ebenso in Ruhe lesen, drüber nachdenken und ggf. antworten. Alles ist schwarz auf weis festgehalten und die Kommunikation passiert nicht irgendwo zwischen Tür und Angel, wo z.B. per Telefon manchmal etwas untergehen oder falsch verstanden werden kann (weil man im nicht grad günstigen Moment angerufen hat).

Einen Gesprächstermin kann man dann ja immer noch ausmachen, hat dann aber schon eine bestimmte Basis, worum es gehen soll...

Meine Meinung/Erfahrung.