Weitere Schule - Brauch mal Rat

Es geht hier nicht um eine Stunde, sondern um 3 Stunden und ja, das trau ich meiner 10-Jährigen noch nicht zu. Bei der anderen Förderstufe wäre sie spätestens um 13 Uhr zu Hause, bei der anderen haben sie 2x fest Nachmittagsschule und kämen erst um 16 Uhr nach Hause. Hier gibt es auch Mensa etc. Meine Arbeitstage kann ich frei wählen und würde dann an solchen langen Tagen arbeiten. Da ich einfach 70 km fahre, muss ich auch einen ganzen Tag machen, alles andere lohnt sich nicht.

Mir ging es hier vor allem, wie und wann man solch Begründungen schreibt. Bei der Schulanmeldung? Gibt man diese am besten pers. ab? Oder vorher formloses Mail an die Wunschschule?