sehe ich das zu eng?

ja, das siehst Du zu eng. Meiner Meinung nach ist Wissen keine Bringschuld, sondern in diesem Fall eine holschuld. Und wenn die Schulen wieder auf haben (sei es auch nur im Wechsel Unterricht) kannst du davon ausgehen, dass auch der dazugehörende Hort geöffnet hat. Und zum Thema satzungsänderung: diese musst du gar nicht zustimmen, die wird festgelegt und ausgehängt zur Kenntnisnahme, ist aber als Bestandteil eures betreuungs -Vertrags zu sehen.
allerdings frage ich mich schon, wieso keiner auf die Idee kommt, bei euch anzurufen. Wenn du die Kinder nicht explizit abgemeldet hast, dann müssten sie doch davon ausgehen, dass die Kinder kommen? Und auch entsprechend Essen bestellen? Und wenn das Kind eben nicht auftaucht, bei unserem Hort (meine Kinder sind zwar nicht mehr drin) würden die Eltern sofort informiert wenn die Kinder nicht auftauchen bzw in einem Fall auch sofort mal die Polizei. Das Kind war eine dreiviertelstunde verschollen. (Im zeitschriftenladen gegenüber hat es sich in den ganzen Regalen mit den Topmodel Sachen von Depesche fest geguckt)